Anbringen von Dateianhängen in Berichtsvorlagen

Für die ordnungsgemäße und rechtssichere Ausführung eines Auftrages sind außer der Berichtsvorlage mitunter mehrere Dokumente notwendig. Dies können Betriebsanleitungen, Unfallverhütungsvorschriften o. ä. sein. Sowohl für die reibungslose Auftragsbearbeitung vor Ort als auch die Weiterverarbeitung des Auftrags in der Verwaltung ist es sinnvoll, wenn diese Unterlagen nicht als einzelne, separate Dateien verfügbar sind sondern als Dateianhänge zum entsprechenden Auftrag hinzugefügt werden können.

Die Lösung:

Mit K3V energy werden Dateianhänge in einen elektronischen Auftrag mitgegeben und sind dann bei der Protokollierung am jeweiligen Objekttyp im Fenster „Anhänge“ sichtbar, z. B. Sicherheitsunterweisungen, Gefährdungsbeurteilungen, Erklärungen.
Über eine Checkliste besteht die Möglichkeit, eine Pflichtabfrage in der Berichtsvorlage anzulegen. So wird dem Bearbeiter des elektronischen Auftrages mitgeteilt, dass dieser die Dateianhänge zur Kenntnis nehmen muss. Wird die Kenntnisnahme nicht bestätigt, kann der Auftrag auch nicht abgeschlossen werden.

Vorteile:

  • einmaliges Anlegen von benötigten Dateianhängen an die jeweilige Berichtsvorlage
  • Optimierung der Arbeitsvorbereitungszeiten vor Ort: Benötigte Dokumente sind zentral griffbereit und müssen nicht erst zusammengestellt werden.
  • Optimierung der Arbeitsnachbereitungszeiten bei der Weiterverarbeitung der Berichte
  • rechtssichere Dokumentation einzelner Unterweisungen (Bestätigung der Kenntnisnahme)

Umsetzung:

Die Berichtsvorlagen können über „System“ – „Globale Einstellungen“ – „Berichtsvorlagen“ selektiert werden.

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